কীভাবে অর্ডার ম্যানেজ করবেন
সব অর্ডার এক জায়গায় দেখুন, হাতে অর্ডার বানান, Pending থেকে Delivered পর্যন্ত স্ট্যাটাস বদলান আর ইনভয়েস পাঠান।
আপনার সব অর্ডার এক লিস্টে আসে: অনলাইন স্টোর, Facebook, Instagram ও WhatsApp-এর AI চ্যাট, WooCommerce, Shopify এবং যেগুলো আপনি নিজে যোগ করেন। এখান থেকেই অর্ডার কনফার্ম করবেন, কুরিয়ারে পাঠাবেন আর ডেলিভারড মার্ক করবেন।
শুরু করার আগে
- অর্ডার বানানো, এডিট বা স্ট্যাটাস বদলাতে আপনার রোলে অর্ডার এডিট করার পারমিশন লাগবে। না থাকলে শুধু দেখতে পারবেন।
- হাতে অর্ডার বানাতে অন্তত একটা প্রোডাক্ট থাকতে হবে। দেখুন কীভাবে প্রোডাক্ট যোগ করবেন।
অর্ডারগুলো দেখুন
- সাইডবারে Orders-এ ক্লিক করুন।
সাইডবারে Orders (1) চাপুন। কার্ডগুলোতে (2) মোট হিসাব দেখা যায়, নিচে অর্ডারের তালিকা। - উপরের কার্ডগুলোতে দেখায় Total orders, Delivered, Pending, Cancelled, Total value আর Avg. order। বাতিল অর্ডার মোট হিসাবে ধরা হয় না।
- সার্চ বক্সে অর্ডার নম্বর, কাস্টমারের নাম, ফোন বা IP দিয়ে অর্ডার খুঁজুন।
- Status আর Channel ফিল্টার দিয়ে লিস্ট ছোট করুন।
- কোনো অর্ডারে ক্লিক করুন (অথবা মেনু থেকে View Details) — আইটেম, কাস্টমার, ঠিকানা, পেমেন্ট আর ফ্রড চেক দেখতে পাবেন।
হাতে অর্ডার বানান
ফোনে বা সরাসরি আসা অর্ডারের জন্য এটা ব্যবহার করুন।
- Orders পেজে Create Order চাপুন।
- Product-এ প্রোডাক্ট বেছে নিন। সাইজ বা কালার থাকলে সেটাও বেছে নিন।
- Quantity দিন।
- Customer-এ আগের কোনো কাস্টমার বেছে নিন, অথবা New customer চেপে নাম লিখে Save customer চাপুন।
- Shipping Address-এ সেভ করা ঠিকানা বেছে নিন অথবা নতুন ঠিকানা লিখুন।
- চাইলে Internal notes (শুধু আপনার টিম দেখবে) বা Customer note লিখুন।
- Create order চাপুন।
Product (1) ও Customer (2) বেছে নিন। সেভ করা শিপিং ঠিকানা চলে আসবে। তারপর Create order (3) চাপুন।
অর্ডারের স্ট্যাটাস বদলান
- অর্ডারের মেনু (তিন ডট) খুলে Change Status বেছে নিন।
- New Status বেছে নিন।
- Update চাপুন।
তালিকা (1) থেকে New Status বেছে নিন, তারপর Update চাপুন।
সাধারণ ধারা হলো Pending → Confirmed → Shipped → Delivered। ভুল হয়ে গেছে? একই উইন্ডোতে History আর এক ধাপ পেছনে যাওয়ার জন্য Revert to … বাটন আছে।
কোন স্ট্যাটাসের মানে কী
| স্ট্যাটাস | মানে |
|---|---|
| Pending | নতুন অর্ডার, এখনো দেখা হয়নি। |
| Confirmed | কাস্টমারের সাথে কনফার্ম করেছেন, প্যাক করছেন। কুরিয়ার অ্যাসাইন করলেও এটা হয়ে যায়। |
| Shipped | কুরিয়ারের হাতে দেওয়া হয়েছে। |
| Delivered | কাস্টমার পেয়ে গেছেন। কুরিয়ার ডেলিভারির খবর দিলে এটা নিজে থেকেই সেট হয়। |
| On Hold | আপাতত থামানো, যেমন কাস্টমারের উত্তরের অপেক্ষায়। |
| Paid | ডেলিভারির আগেই টাকা পেয়েছেন। |
| Cancelled | অর্ডারটা আর হবে না। স্টক ফেরত যায়। |
| Failed | ডেলিভারি হয়নি বা পার্সেল ফেরত এসেছে। স্টক ফেরত যায়। |
| Refunded | টাকা ফেরত দিয়েছেন। |
সব পরিবর্তন করা যায় না। যেমন, Delivered অর্ডার শুধু Refunded করা যায়, আর Cancelled ও Refunded অর্ডার আর বদলানো যায় না।
পেমেন্ট স্ট্যাটাস
প্রতিটি অর্ডারে টাকা এসেছে কি না সেটাও দেখায়। অর্ডার Paid বা Delivered হলে Paid দেখায়, তার আগে দেখায় To collect on delivery। দেখুন কাস্টমার কীভাবে পেমেন্ট করেন।
আরও যা করতে পারবেন
- Edit Order: আইটেম, পরিমাণ, কাস্টমার বা ঠিকানা বদলান। স্টক নিজে থেকে ঠিক হয়ে যায়।
- Duplicate Order: একটা কপি বানান, পুরোনো কাস্টমারের জন্য সুবিধা।
- Export PDF: অর্ডারটা PDF হিসেবে ডাউনলোড করুন।
- Send Invoice: কাস্টমারকে ইমেইলে ইনভয়েস পাঠান, বাংলাদেশের স্টোর হলে SMS-এও পাঠাতে পারবেন।
- Assign to Courier: পার্সেল বুক করুন। দেখুন কুরিয়ারে অর্ডার পাঠান।
- Delete Order: লিস্ট থেকে অর্ডার সরিয়ে দিন।
অর্ডার সেটিংস
Orders পেজে Settings চাপলে Order Settings খুলবে। এখানে New order alert, Auto-save as contact (ক্রেতাদের পরে মার্কেটিংয়ের জন্য কন্টাক্ট হিসেবে সেভ করা) আর Repeat orders সতর্কতা চালু করতে পারবেন। অর্ডার কনফার্মেশন ও স্ট্যাটাস আপডেটের কাস্টমার ইমেইল ও SMS পাবেন Settings → Notifications-এ।
টিপস
- কমলা ব্যানার “… may be fake” দেখলে খেয়াল করুন। Review চাপুন, অথবা Suspicious ফিল্টার ব্যবহার করুন। দেখুন ভুয়া অর্ডার ব্লক করুন।
- AI এজেন্টের নেওয়া অর্ডারের স্ট্যাটাসের পাশে ছোট একটা চিহ্ন থাকে।
- উপরের Abandoned চাপলে দেখবেন কারা চেকআউটে এসে অর্ডার না করে চলে গেছেন। দেখুন অসম্পূর্ণ চেকআউট ফিরিয়ে আনুন।
সমস্যা ও সমাধান
“Cannot change status from "…" to "…"”
এই পরিবর্তনটা করা যায় না। যেমন, বাতিল অর্ডার আবার খোলা যায় না। নতুন অর্ডার বানান (অথবা Duplicate Order ব্যবহার করুন)।
“No previous status to revert to”
অর্ডারের স্ট্যাটাস কখনো বদলায়নি, তাই পেছনে যাওয়ার কিছু নেই।
“Choose an option (size, colour…) for "…".”
প্রোডাক্টটির অপশন আছে। অর্ডার বানানোর আগে সাইজ বা কালার বেছে নিন।
“This customer has no email address or phone number on file.”
ইনভয়েস পাঠানো যাচ্ছে না। আগে কাস্টমার এডিট করে ইমেইল বা ফোন নম্বর যোগ করুন।
“SMS invoices are only available for stores in Bangladesh. Send it by email instead.”
আপনার স্টোরের দেশ বাংলাদেশ নয়। ইনভয়েস পাঠানোর সময় ইমেইল বেছে নিন।