কীভাবে Messenger ইনবক্স ব্যবহার করবেন

Messenger হলো সব কাস্টমার চ্যাটের জন্য আপনার একটাই ইনবক্স: Facebook Messenger, Instagram DM, WhatsApp আর আপনার ওয়েবসাইট চ্যাট। এখান থেকে উত্তর দিতে পারবেন, ছবি আর ভয়েস মেসেজ পাঠাতে পারবেন, টিমের জন্য নোট রাখতে পারবেন, আর কাস্টমার আপনার মেসেজ পড়েছে কিনা দেখতে পারবেন।

শুরু করার আগে

অন্তত একটি চ্যানেল কানেক্ট করুন। কানেক্ট না করা পর্যন্ত Messenger-এ No Account Connected আর একটা Go to Connections বাটন দেখাবে।
আপনার রোলে Messenger দেখার অনুমতি থাকতে হবে। উত্তর দিতে হলে Messenger-এ লেখার অনুমতিও লাগবে। Owner ও admin-দের ডিফল্টভাবে দুটোই থাকে।

ধাপসমূহ

কনভারসেশন খুঁজুন

Engage → Messenger-এ যান।
ইনবক্স বাছুন (1), Open / Resolved / Unread বদলান (2), অথবা সব চ্যাটে খুঁজুন (3)।
তালিকার ওপরে একটা ইনবক্স (Page, অ্যাকাউন্ট বা নম্বর) বেছে নিন, অথবা সব চ্যাট একসাথে দেখতে All inboxes বেছে নিন।
চলমান আর শেষ হওয়া চ্যাটের মধ্যে যেতে Open / Resolved ব্যবহার করুন। শুধু না-পড়া চ্যাট দেখতে Unread-এ ক্লিক করুন।
সব ইনবক্সে নাম আর মেসেজ খুঁজতে Search all chats-এ লিখুন।
ট্যাগ দিয়ে ফিল্টার করতে ট্যাগ আইকনে ক্লিক করুন।

কাস্টমারকে উত্তর দিন

একটা কনভারসেশনে ক্লিক করে খুলুন।
রিপ্লাই বক্সের নিচে Reply সিলেক্ট করা আছে কিনা দেখুন।
মেসেজ লিখে Enter চাপুন বা send-এ ক্লিক করুন।
ছবি, ভিডিও বা ফাইল যোগ করতে attachment বাটনে ক্লিক করুন। ভয়েস রেকর্ড করতে মাইক্রোফোনে ক্লিক করুন। দ্রুত উত্তরের জন্য / লিখুন বা Quick reply-এ ক্লিক করুন।
Reply / Note (1), attachment (2), মাইক্রোফোন (3) আর Quick reply (4)।

খেয়াল করুন: Messenger থেকে আপনি উত্তর পাঠালে ওই চ্যাটে AI থেমে যায়, যতক্ষণ না আপনি Resume AI-এ ক্লিক করেন। দেখুন AI-এর কাছ থেকে চ্যাট নিজের হাতে নিন।

টিমের জন্য প্রাইভেট নোট রাখুন

রিপ্লাই বক্সের নিচে Note-এ ক্লিক করুন।
নোট লিখে পাঠান। নোট শুধু আপনার টিমের জন্য চ্যাটে থেকে যায়। কাস্টমার কখনো এটা দেখে না।

কন্টাক্ট প্যানেল ব্যবহার করুন

চ্যাটের ওপরে ডান দিকে i বাটনে (Show contact details) ক্লিক করুন।
ফোন নম্বর বা ইমেইল যোগ করুন, Tags দিন, আর কাস্টমার সম্পর্কে প্রাইভেট Notes লিখুন।
নিচে থেকে কনভারসেশন Archive, Block বা ডিলিট করতে পারবেন।

কনভারসেশন শেষ করুন

চ্যাটের ওপরে Resolve-এ ক্লিক করুন। চ্যাটটা Resolved তালিকায় চলে যাবে।
আবার ফিরিয়ে আনতে Resolved থেকে খুলে Reopen-এ ক্লিক করুন।

রিপ্লাই বক্স থেকে আরও কাজ করুন

রিপ্লাই বক্সে এই কমান্ডগুলো লিখুন:

/order: এই কাস্টমারের জন্য দ্রুত অর্ডার ফর্ম খোলে।
/customer: নতুন কাস্টমার যোগ করে।
/contact: এই মানুষটিকে ক্যাম্পেইনের কন্টাক্ট লিস্টে সেভ করে।

মেসেজের টিক চিহ্ন

আপনার পাঠানো মেসেজে সময়ের পাশে টিক দেখাবে:

একটা টিক: Sent (পাঠানো হয়েছে)।
দুটো ধূসর টিক: Delivered (পৌঁছেছে)।
দুটো নীল টিক: Read (পড়েছে)।
লাল ! আর Not delivered: মেসেজ যায়নি।

Instagram "delivered" জানায় না, তাই Instagram মেসেজ এক টিক থেকে সরাসরি নীল টিকে চলে যায়।

২৪ ঘণ্টার মেসেজিং উইন্ডো

Facebook, Instagram আর WhatsApp Business-এ কাস্টমারের শেষ মেসেজের ২৪ ঘণ্টার মধ্যেই শুধু বিজনেস উত্তর দিতে পারে। এর পরে Messenger-এ দেখাবে: "Last message from the customer was over 24h ago — the platform may reject a reply." তখনও পাঠানোর চেষ্টা করতে পারবেন। প্ল্যাটফর্ম না নিলে কাস্টমারকে আগে আবার মেসেজ দিতে হবে।

পার্সোনাল WhatsApp নম্বর আর ওয়েবসাইট চ্যাটে এই সীমা নেই।

টিপস

কীবোর্ড শর্টকাট: J/K পরের বা আগের চ্যাট, E resolve বা reopen, R রিপ্লাই বক্সে যান, / সার্চ, I কন্টাক্ট ডিটেইলস দেখান বা লুকান।
কোনো মেসেজে রাইট-ক্লিক করে Reply, Forward, Copy Text বা এডিট করতে পারবেন। শুধু পার্সোনাল WhatsApp-এ পাঠানো মেসেজ সত্যিই এডিট হয়। অন্য চ্যানেলে কাস্টমার একটা নতুন "Correction" মেসেজ পায়।
একসাথে সর্বোচ্চ ৪টা ছবি (প্রতিটা ১০MB পর্যন্ত) পাঠাতে পারবেন। ভিডিও আর ফাইল ২৫MB পর্যন্ত, প্রতি মেসেজে একটা ভিডিও।
ড্যাশবোর্ডের অন্য কোথাও থাকলে নতুন মেসেজ শব্দসহ পপ-আপ হয়, সাথে একটা Open বাটন থাকে। আপনি দূরে থাকলে ফোনে push আসে। যেসব চ্যাটে AI উত্তর দিচ্ছে, সেগুলো শুধু বেল-এ দেখায়। দেখুন নোটিফিকেশন সেটিংস।

সমস্যা সমাধান

"Outside the 24-hour messaging window — the customer must message again before you can reply."

কাস্টমারের শেষ মেসেজ ২৪ ঘণ্টার বেশি পুরনো। তারা আবার মেসেজ দেওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করুন। WhatsApp-এ এর বদলে অনুমোদিত টেমপ্লেট দিয়ে যোগাযোগ করতে পারেন। দেখুন WhatsApp টেমপ্লেট ও কন্টাক্ট।

"You can send up to 4 photos at once."

বাড়তি ছবিগুলো দ্বিতীয় একটা মেসেজে পাঠান।

"Each image must be less than 10MB" বা "File must be less than 25MB"

ফাইল ছোট করুন, অথবা এর বদলে একটা লিংক পাঠান।

"Microphone access was blocked. Allow it to record a voice message."

ব্রাউজারের সেটিংসে EcomUp-এর জন্য মাইক্রোফোনের অনুমতি দিন, তারপর আবার চেষ্টা করুন।

Facebook বা Instagram-এ টিক কখনো নীল হয় না

কাস্টমার হয়তো এখনো মেসেজ খোলেনি। অনেক আগে Page বা অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করে থাকলে একবার আবার কানেক্ট করুন, যাতে EcomUp পড়ার আপডেট পায়। দেখুন মেয়াদ শেষ হওয়া কানেকশন আবার কানেক্ট করুন।